موظف استقبال ذكي على واتساب
يرد على رسائل واتساب فوراً بالعربية أو الإنجليزية، ليلاً ونهاراً.
كيف يعمل
- 1العميل يرسل رسالة
- 2الذكاء الاصطناعي يرد من معلوماتك المعتمدة
- 3يحوّل أي أمر غير معتاد لفريقك
ما الذي يتغير: لا استفسار ينتظر، حتى بعد الدوام.
الحلول
ابدأ بنظام أساسي واحد، أو اربط عدة أنظمة في سير عمل واحد. في الأسفل: ما يفعله كل نظام، وكيف يعمل، وما الذي يتغير في عملك.
الأنظمة الأساسية
أنظمة منفردة يحل كل منها مشكلة واضحة. معظم الشركات تبدأ من هنا.
حجز ذكي
يتيح للعملاء الحجز بأنفسهم في المحادثة، مباشرة في تقويمك.
كيف يعمل
- 1العميل يطلب موعداً
- 2النظام يعرض المواعيد المتاحة
- 3الحجز يصل إلى تقويمك
ما الذي يتغير: لا أخذ ورد، ولا حجز مكرر.
منع عدم الحضور
يرسل تذكيرات وتأكيداً أو إعادة جدولة بلمسة قبل كل موعد.
كيف يعمل
- 1تذكير قبل يوم
- 2العميل يؤكد أو يغيّر الموعد
- 3المواعيد المتاحة تعود للحجز
ما الذي يتغير: مواعيد فارغة أقل، وساعات ضائعة أقل.
أتمتة المتابعة
يتابع العملاء المحتملين حين يصمتون، ويتوقف فور ردّهم.
كيف يعمل
- 1عميل يسأل ثم يصمت
- 2متابعات لبقة حسب جدولك
- 3الردود تصل إلى الشخص المناسب
ما الذي يتغير: لكل استفسار خطوة تالية.
طلبات تقييم Google
يطلب من العملاء الراضين تقييماً على Google في الوقت المناسب.
كيف يعمل
- 1اكتملت الزيارة أو الطلب
- 2رسالة قصيرة برابط التقييم
- 3الردود غير الراضية تصلك بشكل خاص
ما الذي يتغير: تقييمات جديدة باستمرار.
دردشة ذكية على الموقع
يرد على زوار موقعك، ويجمع بياناتهم ويحجز لهم.
كيف يعمل
- 1الزائر يطرح سؤالاً
- 2رد فوري وجمع البيانات
- 3إنشاء عميل محتمل أو حجز
ما الذي يتغير: زوار الموقع يتحولون إلى استفسارات.
الأنظمة المترابطة
عدة أنظمة تعمل كسير عمل واحد، من أول رسالة حتى النتيجة النهائية. يُحدد نطاقها حسب عملك.
من العميل المحتمل إلى الحجز
الأنسب لـ: العيادات والصالونات والاستوديوهات وشركات الخدمات
- 1
الاستقبال
كل رسالة ومكالمة ونموذج من كل قناة تصل إلى مكان واحد.
- 2
الرد
الذكاء الاصطناعي يرد خلال ثوانٍ ويجيب عن الأسئلة المتكررة.
- 3
الحجز
العميل يختار موعداً، فيدخل مباشرة إلى التقويم.
- 4
التأكيد
تذكيرات وتأكيد بلمسة قبل الزيارة.
ما الذي يتغير: الاستفسارات تتحول إلى مواعيد مؤكدة دون أن يلاحقها أحد.
مبني من: موظف استقبال ذكي على واتساب · دردشة ذكية على الموقع · حجز ذكي · منع عدم الحضور
من عرض السعر إلى التحصيل
الأنسب لـ: خدمات الشركات والمقاولون والوكالات
- 1
التأهيل
الطلبات الجديدة تحصل على الأسئلة الصحيحة وسجل عميل.
- 2
عرض السعر
مسودة عرض من قائمة أسعارك، والكبيرة تذهب للمدير أولاً.
- 3
المتابعة
تذكيرات لبقة حتى يقرر العميل.
- 4
الفوترة والتحصيل
فاتورة عند الموافقة، وتذكيرات حتى الدفع.
ما الذي يتغير: صفقات أقل تضيع بسبب الصمت، وتحصيل أسرع.
مبني من: أتمتة المتابعة
من الزيارة إلى التقييم والعودة
الأنسب لـ: المطاعم والمقاهي ومحلات التجزئة والعيادات
- 1
الشكر
رسالة شكر قصيرة بعد كل زيارة أو طلب.
- 2
التقييم
العملاء الراضون يُدعون لترك تقييم على Google.
- 3
المعالجة
الشكاوى تصل المدير بشكل خاص قبل أن تصبح علنية.
- 4
الاستعادة
العملاء الذين لم يعودوا يحصلون على دعوة في الوقت المناسب.
ما الذي يتغير: تقييم أفضل وعملاء يعودون أكثر، تلقائياً.
مبني من: طلبات تقييم Google · أتمتة المتابعة
مركز تحكم المالك
الأنسب لـ: المالكون والمدراء الذين يديرون عدة فرق أو فروع
- 1
الربط
المبيعات والحجوزات والمهام والدفعات من أدواتك الحالية.
- 2
الرؤية
شاشة واحدة لما يحدث اليوم، حسب الفرع أو الفريق.
- 3
التنبيه
تنبيهات قصيرة حين يحتاج أمر إلى انتباه.
- 4
المراجعة
ملخص أسبوعي تتصرف بناءً عليه خلال دقائق.
ما الذي يتغير: قرارات من أرقام هذا الأسبوع، لا الشهر الماضي.
يُضبط كل نظام حسب عملك في مرحلة الاكتشاف.
01
استفسارات العملاء
الاستفسارات تصل عبر واتساب وإنستغرام والموقع والهاتف. أوقات الذروة والمساء تعني ردوداً بطيئة وعملاء يضيعون.
يحصل العميل على رد وهو ما زال مهتماً، ويقضي الموظفون وقتهم في المحادثات التي تحتاجهم فعلاً.
ما تستلمه
- مساعد يعمل على القنوات التي تختارها
- حجز مرتبط بتقويمك
- مسار تحويل إلى فريقك
- تدريب لموظفيك
- موظف استقبال ذكي على واتساب
- موظف استقبال ذكي على إنستغرام
- دردشة ذكية على الموقع
- حجز ذكي
كيف يعملما يفعله النظام، وما نحتاجه، وعلى ماذا يعتمد
- ما يفعله النظام
- يجيب فوراً عن الأسئلة المتكررة بالعربية والإنجليزية، ويحجز المواعيد في تقويمك، ويجمع البيانات، ويحوّل ما لا ينبغي له الإجابة عنه إلى الشخص المناسب مع المحادثة كاملة.
- ما نحتاجه منك
- خدماتك وأسعارك وساعات العمل
- إجابات الأسئلة المتكررة
- من يستلم التحويلات
- يعتمد على
- حساب واتساب للأعمال معتمد من Meta، وصلاحية الوصول إلى تقويمك للحجز.
بيانات توضيحية، للشرح فقط
02
متابعة المبيعات
العملاء المحتملون وعروض الأسعار تُتابع في المحادثات والذاكرة. المتابعات تفوت، والفرص الجيدة تخبو.
لكل استفسار خطوة تالية، فتقل الصفقات التي تضيع بسبب الصمت.
ما تستلمه
- سجل لكل استفسار
- متابعات تلقائية
- تذكيرات للمسؤول
- عرض لمراحل البيع
- أتمتة المتابعة
- نظام تحويل العملاء المحتملين
- متابعة عروض الأسعار
كيف يعملما يفعله النظام، وما نحتاجه، وعلى ماذا يعتمد
- ما يفعله النظام
- يسجل كل استفسار كعميل محتمل، ويرسل متابعات لبقة حسب جدول تحدده، ويذكّر صاحب كل صفقة، ويعرض مراحل البيع بنظرة واحدة.
- ما نحتاجه منك
- مراحل البيع لديك
- توقيت المتابعة وأسلوب الرسائل
- من يتولى كل عميل
- يعتمد على
- القنوات التي تصل منها الاستفسارات، وقوالب رسائل معتمدة لمتابعات واتساب.
بيانات توضيحية، للشرح فقط
03
تقديم الخدمة
بعد موافقة العميل، يسير العمل عبر المكالمات والرسائل. الحالة غير واضحة والتسليم بين الفرق يفوت.
يعرف العميل أين وصل طلبه دون أن يتصل، ويرى المدير المشكلة قبل أن يراها العميل.
ما تستلمه
- سير عمل للتنفيذ
- توزيع المهام والتذكير بها
- تحديثات الحالة للعميل
- تنبيه عند التأخير
- متابعة المهام والفنيين
- تحديثات من الطلب حتى التسليم
- قوائم مهام استقبال العملاء الجدد
كيف يعملما يفعله النظام، وما نحتاجه، وعلى ماذا يعتمد
- ما يفعله النظام
- يحوّل الطلب المؤكد إلى مهام لها مسؤولون ومواعيد، ويبلغ العميل عند كل مرحلة، وينبّه إلى أي تأخير.
- ما نحتاجه منك
- خطوات التنفيذ لديك
- من ينفذ كل خطوة
- ما يجب أن يعرفه العميل ومتى
- يعتمد على
- الاتفاق على خطوات التنفيذ، والأدوات التي يستخدمها فريقك للمهام حيث نتصل بها.
بيانات توضيحية، للشرح فقط
04
المعرفة المشتركة
الأسعار والإجراءات والإجابات عند أشخاص قليلين. الموظفون الجدد يكررون الأسئلة نفسها، والإجابة تختلف حسب من تسأل.
إجابات موحّدة، وتدريب أسرع، وأسئلة أقل تُوجَّه لأصحاب الخبرة.
ما تستلمه
- مساعد داخلي
- قاعدة معرفة منظمة
- صلاحيات حسب الدور
- مساعد المعرفة الداخلية
- مساعد تدريب الموظفين
- البحث في المستندات
كيف يعملما يفعله النظام، وما نحتاجه، وعلى ماذا يعتمد
- ما يفعله النظام
- يجمع مستنداتك وإجراءاتك في مساعد واحد قابل للبحث، يسأله فريقك بالعربية أو الإنجليزية، مع إظهار مصدر كل إجابة.
- ما نحتاجه منك
- مستنداتك وقوائم الأسعار والإجراءات
- من يحق له رؤية ماذا
- يعتمد على
- مستندات محدّثة، وشخص من طرفك يحافظ على تحديثها.
بيانات توضيحية، للشرح فقط
05
التقارير
الأرقام تُجمع يدوياً من أماكن عدة، فتتأخر التقارير وتُتخذ القرارات بالحدس.
ترى ما يحدث هذا الأسبوع، لا الشهر الماضي.
ما تستلمه
- لوحة متابعة للمالك
- ملخصات دورية
- تنبيهات عند تجاوز الحدود
- لوحة متابعة الأعمال
- مقارنة الفروع
- ملخص أسبوعي للمالك
كيف يعملما يفعله النظام، وما نحتاجه، وعلى ماذا يعتمد
- ما يفعله النظام
- يجمع المبيعات والحجوزات والتكاليف والنشاط من أنظمتك في لوحة واحدة، ويرسل تنبيهات قصيرة حين يحتاج أمر إلى انتباه.
- ما نحتاجه منك
- الأرقام التي تتخذ بها قراراتك
- صلاحية الوصول إلى الأنظمة التي تحملها
- يعتمد على
- أنظمة تسمح بمشاركة بياناتها، وسجلات منتظمة فيها.
بيانات توضيحية، للشرح فقط
06
متابعة الدفعات
الفواتير تتأخر، والتذكير يعتمد على ذاكرة أحدهم، ولا أحد يرى بوضوح ما هو مستحق.
تصل الأموال أسرع، ولا يضطر أحد لإجراء مكالمات محرجة للتذكير الروتيني.
ما تستلمه
- متابعة للفواتير والدفعات
- تذكيرات تلقائية
- قائمة بالمتأخرات
- متابعة الفواتير
- تذكيرات التجديد
- تقرير المتأخرات
كيف يعملما يفعله النظام، وما نحتاجه، وعلى ماذا يعتمد
- ما يفعله النظام
- يتابع الفواتير الصادرة وما دُفع منها، ويرسل تذكيرات لبقة حسب جدول توافق عليه، ويعرض المبالغ المتأخرة للمتابعة.
- ما نحتاجه منك
- طريقة إصدار الفواتير حالياً
- توقيت التذكير وأسلوبه
- من يتولى الحالات الاستثنائية
- يعتمد على
- أداة الفوترة أو المحاسبة لديك حيث نتصل بها. أما تحصيل الدفعات نفسه فيبقى عبر بنكك أو مزوّد الدفع.
بيانات توضيحية، للشرح فقط
أخبرنا أين يذهب الوقت.
محادثة قصيرة تكفي لمعرفة إن كانت باقة جاهزة تناسبك، أو إن كان النظام المخصص يستحق دراسة نطاقه.